Como já falamos nesse post, a prestação de contas e a previsão orçamentária estão entre as principais obrigações do síndico e a assembleia dedicada à apresentação desses tópicos geralmente costuma acontecer sempre nos primeiros meses do ano.

Nesse artigo, reunimos algumas informações importantes e principais recomendações sobre a organização dos documentos obrigatórios e o que não pode faltar na apresentação. Confira:

Quais são os documentos obrigatórios na prestação de contas?

Como o SindicoNet explica, independente se a gestão é feita internamente ou com o apoio de uma administradora, a prestação de contas deve reunir a seguinte documentação:

  1. Demonstrativo de despesas
  2. Balanço contábil (que deve ser abrangente e detalhado. Pode dividido em três contas: Pessoal – que inclui salários, férias, cesta básica e outros; Fixas – água, luz, telefone, taxas, contratos de manutenção de elevadores, etc.; e Variáveis – limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, entre outros).
  3. Documentação comprovativa de despesas e receita (a receita basicamente se divide em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes)
    (Fonte: SindicoNet)

Para além destes documentos, também é obrigatório que o síndico reúna as certidões negativas relativas a impostos, INSS, FGTS e também empresas terceirizadas. Outra documentação indispensável diz respeito aos certificados do AVCB, treinamento da Brigada de Incêndio, NRs, para-raios e apólice do seguro predial e também dos funcionários. Importante: essas e outras documentações que dizem respeito à manutenção e segurança da edificação devem ser de fácil consulta e estar sempre à mão, para o caso de inspeções e fiscalizações.

A principal indicação é que a prestação de contas seja bastante clara e que para isso consiga combinar a apresentação da receita, das despesas e também da taxa de inadimplência do condomínio.

Não existe nenhuma obrigatoriedade quando o assunto é a organização da pasta de prestação de contas, mas a boa organização dos documentos é indispensável, não apenas para a apresentação, mas durante toda a gestão. A indicação do SindicoNet é que a pasta tenha a seguinte organização:

  1. Termo de recebimento e verificação de contas (onde síndico e conselheiros assinam)
  2. Introdução: Índice, resumo, observações ou instruções prévias do conteúdo da pasta
  3. Espaço para comentários (do síndico, conselheiros ou condôminos)
  4. Balancete completo
  5. Extrato(s) da(s) conta(s)
  6. Receitas do condomínio
  7. Despesas do condomínio (com documentos originais)
  8. Relatório sobre inadimplência (acordos judiciais ou não)
  9. Outras despesas – devem estar discriminadas
    (Fonte: SindicoNet)