Como já falamos nesse post, a prestação de contas e a previsão orçamentária estão entre as principais obrigações do síndico e a assembleia dedicada à apresentação desses tópicos geralmente costuma acontecer sempre nos primeiros meses do ano.
Nesse artigo, reunimos algumas informações importantes e principais recomendações sobre a organização dos documentos obrigatórios e o que não pode faltar na apresentação. Confira:
Quais são os documentos obrigatórios na prestação de contas?
Como o SindicoNet explica, independente se a gestão é feita internamente ou com o apoio de uma administradora, a prestação de contas deve reunir a seguinte documentação:
- Demonstrativo de despesas
- Balanço contábil (que deve ser abrangente e detalhado. Pode dividido em três contas: Pessoal – que inclui salários, férias, cesta básica e outros; Fixas – água, luz, telefone, taxas, contratos de manutenção de elevadores, etc.; e Variáveis – limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, entre outros).
- Documentação comprovativa de despesas e receita (a receita basicamente se divide em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes)
(Fonte: SindicoNet)
Para além destes documentos, também é obrigatório que o síndico reúna as certidões negativas relativas a impostos, INSS, FGTS e também empresas terceirizadas. Outra documentação indispensável diz respeito aos certificados do AVCB, treinamento da Brigada de Incêndio, NRs, para-raios e apólice do seguro predial e também dos funcionários. Importante: essas e outras documentações que dizem respeito à manutenção e segurança da edificação devem ser de fácil consulta e estar sempre à mão, para o caso de inspeções e fiscalizações.
A principal indicação é que a prestação de contas seja bastante clara e que para isso consiga combinar a apresentação da receita, das despesas e também da taxa de inadimplência do condomínio.
Não existe nenhuma obrigatoriedade quando o assunto é a organização da pasta de prestação de contas, mas a boa organização dos documentos é indispensável, não apenas para a apresentação, mas durante toda a gestão. A indicação do SindicoNet é que a pasta tenha a seguinte organização:
- Termo de recebimento e verificação de contas (onde síndico e conselheiros assinam)
- Introdução: Índice, resumo, observações ou instruções prévias do conteúdo da pasta
- Espaço para comentários (do síndico, conselheiros ou condôminos)
- Balancete completo
- Extrato(s) da(s) conta(s)
- Receitas do condomínio
- Despesas do condomínio (com documentos originais)
- Relatório sobre inadimplência (acordos judiciais ou não)
- Outras despesas – devem estar discriminadas
(Fonte: SindicoNet)
