Devido à suspensão de assembleias presenciais como forma de prevenção desde a Covid-19, a assembleia virtual em condomínios tem sido utilizada como uma opção viável de comunicação entre síndicos e moradores.
Dessa forma, as pautas de aprovação de contas, eleições e pendências administrativas podem ser resolvidas normalmente. Além disso, existem apps gratuitos que oferecem votos em assembleias e auxiliam as reuniões à distância.
Embora as pessoas estejam acostumadas ao modelo presencial, esta é uma medida inovadora que segue as tendências tecnológicas e tem tudo para permanecer com o tempo. Para entender melhor esse formato on-line, continue lendo as informações deste post.
O que é a assembleia virtual em condomínios
A assembleia digital ou virtual é uma forma de os condôminos e os síndicos se reunirem para deliberação virtual, ou seja, pela internet. Ela pode ser realizada por site, aplicativo e por ferramentas de videoconferências.
Os atos seguem regularmente como no ambiente presencial, incluindo:
• Convocação;
• Procuração;
• Lista de presença;
• Eleição de presidente;
• Secretário;
• Deliberação;
• Votações.
O edital de convocação é apresentado de forma antecipada. Na assembleia virtual em condomínios assinatura da lista de presenças é feita por meio de login e senha no site da administradora, sendo possível ter controle sobre a inadimplência.
Na votação por proxy voting, ou por procuração, o condômino opta por se concorda ou se discorda com a pauta deliberada. Os votos são impressos, para que tenham validade perante a lei e são enviados ao procurador, de maneira a afastar desvios nos resultados.
Há também uma mesa de trabalhos com eleição de presidente e secretário. A pauta é apresentada e os pontos são votados. Depois, ata é lavrada. Após essas etapas, acontece a expedição, registro em cartório e distribuição da ata. Além disso, a assembleia digital permanece gravada.
Existem plataformas gratuitas de assembleia virtual no formato digital, como Zoom, Meet (Google), Hangouts (Google) e Whereby.
Como funciona assembleia virtual em condomínios
Há modalidades diferentes de assembleia virtual em condomínios. Confira abaixo os mais utilizados:
• “Lives”
O formato on-line ao vivo é feito por meio de uma “live”, por ferramenta de videoconferência. Os dispositivos de transmissão e de imagens permitem a interação por bate-papo. Portanto, os moradores podem levantar questionamentos e expor suas dúvidas ao síndico ou ao representante da assembleia.
• Assembleia virtual aberta
Uma variação é o formato digital com opção aberta a duração de mais de um dia, como acontece no encontro presencial aberto ou permanente. A realização também é por site ou app e existe um prazo para debate, ou seja, há uma data de início e de fim.
Nesse formato há intermediação na plataforma da administradora, que contém informação como pautas, esclarecimentos, orçamentos, vídeos e arquivos em geral. A reunião é pela internet, mas não é por videoconferência. As deliberações também não são simultâneas.
Nessa assembleia virtual em condomínios, cabe a cada morador analisar o material, fazer comentários e tirar as dúvidas com o mediador.
• Assembleia híbrida
No formato híbrido ao vivo, a reunião presencial acontece concomitantemente à digital, enquanto na alternativa híbrida aberta a reunião virtual é prévia à presencial. Entretanto, devido à pandemia, essas atividades híbridas permanecem suspensas de modo geral.
Como vimos, a tecnologia tem sido aliada nesse momento de crise do Coronavírus e as assembleias virtuais podem ser realizadas com a mesma efetividade das presenciais, inclusive quanto a procedimentos legais.
É uma forma prática e dinâmica de reunir as pessoas durante o isolamento social e a quarentena, de modo a evitar que pendências administrativas se acumulem.
Espero que as informações tenham sido úteis!
Autor: Karina Matos
