Administrar um condomínio é como administrar uma empresa. Por isso, é preciso ter conhecimento, muita atenção e saber técnicas para gerenciar um condomínio da melhor maneira possível.
Um bom síndico deve saber a respeito de administração, de contabilidade, de leis trabalhistas e leis civis. Além dessas habilidades é preciso ter muita paciência para lidar com os condôminos e mediar os conflitos.
Para você não ficar perdido nesse trabalho, não ter problemas e ainda conseguir manter os custos baixos, nós listamos 7 técnicas para gerenciar um condomínio que irão melhorar a qualidade da sua administração.
Técnicas para gerenciar um condomínio de maneira eficiente
A função de síndicos pode ser bem complexa, por isso é preciso fazer os procedimentos e ter ferramentas adequadas, para que os moradores possuam mais economia e mais conforto.
1 – Paciência
Uma das técnicas para gerenciar um condomínio é ter bastante paciência e pulso forte, pois não é fácil lidar com pessoas. Você deve conduzir com ética todos os problemas que aparecerão.
É necessário alertar os moradores sobre as regras impostas pelo condomínio, como, por exemplo, a questão do som alto ou obras na residência fora do horário comercial.
Você deverá tomar muitas decisões e em muitos casos será preciso procurar soluções e não procurar quem são os culpados.
2 – Limitar o desgaste
Você não deve alimentar nem tomar parte em discussões, pois isso só vai fazer com que você fique mal com uma das partes. Você deve limitar seu horário de atuação, para não ficar 24 horas a disposição dos moradores.
Sempre que possível, faça advertências, multas por infrações ao regulamento e reclamações por escrito e não receba nenhuma contestação por telefone ou interfone.
Deixe um livro de críticas com o zelador e oriente-o a avisar aos moradores que podem deixar suas queixas lá. Resolva tudo durante a assembleia, mas sem deixar que as discussões se tornem agressivas.
3 – Administração financeira
É preciso estar sempre em dia com as questões administrativas, pagando os salários dos funcionários, contas de água, luz, manutenção, impostos, fornecedores, etc.
O sindico é responsável por representar o condomínio em órgãos públicos e homologações trabalhistas, fazer a redação de atas e circulares, emitir boletos referente à taxa do condomínio e selecionar e treinar funcionários.
4 – Dividir funções e responsabilidades
Sempre que possível você deve dividir as responsabilidades para que você não fique sobrecarregado. Estimule a criação de comissões para determinados tipos de assuntos.
Essa comissão ficará responsável por aquilo e apenas irá te dar um resumo final, para que você dê a permissão. Procure também envolver o conselho e subsíndico na administração, realizando reuniões com frequência.
5 – Responsabilidade com prédio
O administrador deve ter um cadastro completo contendo os dados pessoais de cada pessoa que mora lá, as placas dos seus veículos e um sistema que identifica visitantes. Os funcionários devem ser identificados com crachá.
Sempre que houver manutenção ou obra no prédio, você deverá cotar empresas especializadas e fazer o acompanhamento do serviço, para que não fique mal feito e a culpa caia sobre você.
O prédio está sob sua responsabilidade, por isso, você deve estar atento a tudo que acontece.
6 – Organização
Você não pode ser inimigo dos papeis. Todas as contas e despesas devem ter notas e estarem arquivadas, para posterior prestação de contas.
Como são vários setores para organizar simultaneamente, é importante ter planilhas com o registro do andamento de cada questão pendente, para saber de maneira precisa o que está sendo gasto com em que.
Dividas os setores em planilhas do Excel que são de fácil maneja e muito eficientes. Faça tópicos de acordo com cada questão, como manutenção, inadimplência, funcionários, etc.
É importante ter o hábito de arquivar documentos, para que você tenha um melhor planejamento orçamentário no futuro. Solicite sempre nota fiscal de tudo que você gastar com o condomínio.
7- Prestação de contas
Uma das técnicas para gerenciar um condomínio corretamente é saber prestar contas. Fazer essa prestação é obrigatório uma vez por ano e deve estar certa para que não cause desconfiança dos moradores.
Você deve quitar todas as despesas do condomínio e ainda ter um fundo de reservas para possíveis imprevistos. Nunca deixe o caixa vazio.
Sempre que possível você deve tentar combater a inadimplência de alguma forma, cobrando os moradores e fazendo propostas para que eles quitem suas dívidas.
O dinheiro do condomínio está em sua responsabilidade, por isso, você deve solicitar e pesquisar vários orçamentos antes de investir em algo.
Para administrar um condomínio é preciso ter bastante conhecimento e estar sempre bem informado, pois você irá precisar resolver vários conflitos e muitas questões difíceis.
Com essas 7 técnicas para gerenciar um condomínio você terá uma excelente administração, com eficiência e qualidade e contribuirá para que seu condomínio seja um ótimo lugar para as pessoas morarem.
